آموزش ثبت سند در حسابداری

ثبت سند در نرم افزار حسابداری

سند حسابداری در ابتدا به برگه ای گفته میشود که رویداد مالی در آن نوشته شده و شرح جزییات آن داده میشود در گذاشته همه امور مربوط به حسابداری و اسناد مربوط به آن به صوت دستی و سنتی انجام میشد اما با پیشرفت تکنولوژی و علوم مربوط به این حرفه روش های دستی آرام آرام مسوخ گردید و شرکتها و بنگاههای اقتصادی ترجیح دادند با علم روز پیش رفته و از روشهای جدید برای انجام و رتق و فتق مسایل مالی خود استفاده نمایند . سند حسابداری می تواند به صورت یک فرم اولیه باشد که فقط یک رویداد مالی در ان نوشته شده و بعد از اینکه از وقوع ان اطمینان حاصل شد در دفاتر قانونی نظیر دفتر کل و دفتر روزنامه و معین وارد گردد .

 

اشخاصی که در این حیطه کار می کنند باید کلیه مفاهیم این حرفه را شناخته و با آنها کار کرده باشند و بتوانند به تجزیه و تحلیل اسناد مختلف بپردازند . ثبت سند اولین و مهترین کاری است که در حسابداری انجام میشود و اگر استارت این کار درست زده نشود سایر معادلات و امور پیوست ان هم به اشتباه جلو رفته و همه امور بهم می ریزد برای همین شناخت مفاهیم این حوزه بسیار مهم و حائز توجه است .

حساب عموما به چه اسنادی گفته می شود و چه آیتم هایی دارد ؟

همانطور که بالا هم به آن اشاره شد هر رویداد مالی که رخ می دهد شرح آن در یک فرم جداگانه ثبت می گردد این رویداد مالی و ثبت آن را حساب می گویند حساب ها به هر شکل و در هر حجمی که باشند سه جزء مهم دارند که فردی که به این امور گمارده میشود باید آنها را خوب بشناسد و اشتباه نکند .

در فرم های ثبت همیشه یک عنوان حساب ، یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار وجود دارد . طرف بدهکار و بستانکار در این اسناد بسیار مهم هستند و اگر جابجا نوشته شوند می توانند در نتیجه کلیه مدارک دیگر نظیر صوت های مالی، ترازنامه و غیره هم تاثیر بگذارند. بعد مشخص شدن بدهکار و بستانکار بودن هر رویداد مالی باید به سراغ عناوین دیگر برویم این عناوین شامل دارایی ها ، بدهی ها ، درآمد ، حقوق صاحبان سرمایه و هزینه ها هستند .

 

ثبت سند نرم افزار حسابداری با چه هدفی انجام می شود ؟

هر امری که در واحد مالی انجام میشود باید هدف مشخصی داشته و در نهایت به نتیجه مشخصی هم منجر شود ثبت در حسابداری با هدف گرداوری و جمع آوری اسناد و مدارک مالی و ایجاد نظم و انظباط در آنها انجام میشود تا این اسناد به مرور زمان از بین نرفته و دستکاری نشوند و همچنین مفقود نگردند . همه مدارک مالی باید حفظ و نگهداری شوند چون امور مربوط به مالیات ها و غیره همه بر اساس این مدارک انجام میشود و در صورت وجود نقصی در آنها می تواند جرایم سنگینی را برای شرکتها و بنگاههای اقتصادی به بار آورد . برای همین کارفرمایان این قسمت از امور شرکتهای خود را عموما به افراد متبحر و دارای دانش کافی می سپارند .

رویداد مالی چه به اموری گفته میشود ؟

همه فعالیت های مالی اعم از خرید ، فروش ، پراخت ها و دریافت که در سازمان و بنگاه اقتصادی منجر به تغییر در دارایی ها و بدهی ها و حقوق صاحبان سرمایه میشود را رویداد مالی می گویند . خرید می تواند خرید مواد اولیه ، کالا یا خدمات بوده و فروش هم می تواند به همین ترتیب فروش کالا ها و محصولات تولید شده و خدمات باشد دریافت ها و پرداخت های یک سازمان می تواند شامل پرداخت حقوق پرسنل ، پرداخت پول خرید مواد اولیه ، پرداخت هزینه های مربوط به اب و برق و گاز و غیره باشد و دریافت ها هم قطعا پولی است که به هر طریقی وارد سازمان می گردد.

اصلاح اسناد و مدارک مثبته در سازمان به چه مدارکی اطلاق میشود ؟

مدارکی مانند فاکتور خرید ، فاکتور فروش ، قبوض آب و برق ، گاز و تلفن و رسید بانکی و غیره که ثبت و نگهداری آنها مانند سایر مدارک ضروری می باشد را مدارک مثبته می گویند .

دفاتر قانونی شامل چه دفاتری بوده و چه اطلاعاتی در آنها ثبت می گردد ؟

رویداد های مالی باید در یک محل مشخص ثبت شود این محل بر اساس استاندارد های قانونی مشخص شده و قوانین خاصی هم باید در استفاده از انها رعایت گردند . دفتر روزنامه و دفتر کل و دفتر معین و دارایی دفاتری هستند که کلیه رویدادهای مالی در آنها نوشته و نگهداری میشود نحوه ثبت اطلاعات در این دفاتر قوانین و استاندارد های خاص خودش را دارد . دفتر روزنامه و دفتر کل دفاتر قانونی و رسمی بوده و دفتر معین و دارایی دفاتر غیر رسمی و یا کمکی محسوب میشوند .

دفتر روزنامه به چه دفتری گفته میشود ؟

دفتری که رویدادهای مالی به صورت روزانه و با ثبت دقیق جزییات در آن انجام میشود را دفتر روزنامه می گویند در دفتر روزنامه باید عنوان دقیق رویداد ، تاریخ وقوع آن و جزییات پرداختی ها و دریافتی ها مشخص باشد . دفتر روزنامه اولین سند رسمی ثبت مدارک و اطلاعات مالی بوده و از اهمیت ویژه ای برخوردار است و برای نگارش آن باید استاندارد های حسابداری کاملا رعایت گردد تا در بررسی های بازرسین مالی و مالیاتی قابل استناد باشد .

دفتر کل چیست و چه کارکردی دارد ؟

این دفتر دومین سند اطلاعات مالی بوده و کلیه رویداد های ثبت شده در دفتر روزنامه با رعایت استاندارد های خاصی به آن منتقل میشود . انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل به این شکل است که ابتدا دفتر کل شماره گذاری شده و پلمپ میشود بعد حساب های بدهکار به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه شناسایی شده و به همان شکل هم به دفتر کل منتقل می گردد یعنی شماره رویداد در ستون مربوطه نوشته شده و در ستون تاریخ ، تاریخ رویداد قید می گردد در مرحله بعد مبلغ بدهکار و بستانکار هم در ستون های تعیین شده وارد می گردند و شرح مختصری از رویداد هم نوشته میشود در ستون عطف دفتر کل شماره صفحه دفتر روزنامه قید می گردد تا بعدا به راحتی قابل رد یابی باشد این کار در دفتر روزنامه هم تکرار می گردد یعنی شماره صفحه دفتر کل در ستون عطف دفتر روزنامه ثبت می گردد درنهایت هم جمع بدهکار و بستانکار مشخص شده و در ستون تعیین شده نوشته میشود .

برای ثبت سند حسابداری باید چه مراحلی طی شود ؟

• در مرحله اول باید کلیه رویداد های مالی و اسناد مثبته شناسایی گردند هر فعالیتی که منجر به ورود یا خروج پول از سازمان گردد را رویداد مالی می گویند . بنابراین هیچ چیر نباید از قلم بیفتد از خریدن یک خودکار برای سازمان تا فروش محصولات تولید شده همگی رویداد مالی محسوب شده و باید ثبت و نگهداری شوند . آنچه که در مورد رویدادهای مالی باید نگهداری شود کلیه مدارک مربوط به آن است مثلا فاکتور های خرید یا فروش ، چک های دریافتی یا پرداختی ،  نرم افزار حسابداری سفته ، سند و هر چیز دیگری که مربوط به آن فعالیت های مالی میشود .
• در مرحله دوم ثبت اسناد باید کلیه اطلاعات ثبت شده تجزیه و تحلیل گردند تجزیه و تحلیل اطلاعات در فرایند های مالی از جایگاه مهمی برخوردار است زیرا تا وقتی این تجزیه تحلیل ها صورت نگیرد اسناد نگهداری شده حکم مدارک خام را داشته و به هیچ دردی نمیخورند تجزیه و تحلیل است که مدارک را قابل ارائه ، استناد و استفاده می نماید .
• بعد از اینکه همه رویداد های نوشته شد و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت باید برای رویت مقام های بالاتر چاپ شده و به تایید آنها برسد هر شخصی که در سازمان مجاز به بررسی این اسناد است باید آنها را رویت کرده و بعد از بررسی های لازم در صورت عدم نقص تایید و امضاء نماید تا این مدارک معتبر گردد .